Подготовка EdCrunchSPb — VI этап (последняя неделя)

Основные задачи:
- выбор подрядчика для создания дизайн-плана площадки EdCrunchSPb, согласование и утверждение предложенных вариантов (план-зонирование, бюджет, расчёт материалов)
- выбор подрядчика для создания дизайна полиграфии EdCrunchSPb, согласование и утверждение предложенных вариантов
- выбор подрядчика для создания видео-контента EdCrunchSPb, согласование и утверждение предложенных вариантов
- выбор подрядчика для оформления площадки EdCrunchSPb согласно утверждённому варианту дизайна
- согласование ключевых тезисов первичной документации для взаимодействия с компаниями-подрядчиками (макет Договора, техническое задание, план-график выполнения работ)
- передача оперативной информации для орг. команды
- подготовка и инструктаж ответственного за команду волонтёров (логистика на площадке, навигация)
- разработка схемы навигации на площадке EdCrunchSPb, её реализация
- координация взаимодействия с компаниями подрядчиками (полиграфия, канцелярия, реквизит, форма (футболки), процедуры прохода к рабочим местам на площадке, завоз/вывоз оборудования)
- составление план-графика для расчёта с Поставщиками, контроль оплат подрядчикам

- прием звонков покупателей
распределение звонков по ответственным фигурам по партнерам, клиентам, тех поддержка)
- первичный документооборот
(договора, обработка запросов об оплате напрямую на счет, ведение базы клиентов)
- подготовка задач сотрудников и согласование
- решение оперативных вопросов
- передача информации между организаторами, общая координация
- отслеживание оплаты от физических лиц
- подготовка контента для соц сетей

Задачи:
- подготовка черновиков контента для соц сетей
(писать, оформлять и постить будет СММ-щик, но ему нужно присылать вводные)
- прием звонков покупателей
(распределение звонков по ответственным фигурам по партнерам, клиентам, тех. поддержка)
- первичный документооборот
(договора, обработка запросов об оплате напрямую на счет, ведение климентов)
- передача информации между организаторами, общая координация
- отслеживание оплаты от физических лиц

Решает стратегические задачи по подготовке и проведению мероприятия. "Лицо" мероприятия в договорах с партнерами и спонсорами. Ставит цели и ключевые показатели. Работает с бюджетом. Отслеживает зоны ответственности в целом. Тактически - проработка скриптов и возражений. Продажи, работа с клиентами и сценариями.

Работа с базой волонтеров (осознанные и обычные). Логистика на площадках и работа в конференц-залах. Сопровождение иностранных спикеров.

Основные задачи:
- обеспечение функционирования детской зоны (план-зонирование, расчёт материалов, программа, контент, взаимодействие с компаниями со-организаторами, организация и координация программы детских активностей, монтаж и демонтаж оборудования)
- переговоры с компаниями со-организаторами для разработки совместной программы
- согласование ключевых тезисов первичной документации для взаимодействия с компаниями со-организаторами детского пространства, участвующих на платной основе
- консультации Администратора по содержанию детской программы
- передача оперативной информации для орг. команды
- подготовка и инструктаж ответственного за команду волонтёров, работающих в детской зоне
- подготовка информационных блоков контента для соц сетей (постить будет сммщик, но ему нужно присылать вводные)
- техническое обеспечение взаимодействия с компаниями со-организаторами (согласование расписания, футболки, процедура прохода к рабочему месту, завоз/вывоз оборудования)

Основные задачи:
- подготовка информационных блоков контента для соц сетей: описание каждого спикера основной программы, тема и формат выступления.
- консультации Администратора по содержанию программы
- согласование процедур по логистике для спикеров + сбор первичного документооборота
(авиа и ж/д билеты, ваучеры от гостиниц на размещение, заказ-квитанции от службы такси)
- передача оперативной информации для орг.команды
- подготовка и инструктаж ответственного за команду волонтёров

Работа с внешними контактами. Работа по согласованию с со-организаторами - выявление интересов каждой организации (ожидания, критерии, результаты). Документация. Отчетная деятельность. Стратегия подготовки и самого мероприятия. Набор команды и поддержание командной атмосферы и сборки. Работа с командой по задачам, целям. Распределение и описание задач для каждой позиции. Логистика. Бренд-бук.
Контакты с государственными органами. Ответственность за общий концепт. Утверждение, согласование тем, блоков. Внешняя оболочка.

Консультирование по современным трендам и подходам в образовании в стране и зарубежом. Подбор необходимых форматов, эвентов, практик, тем для презентационных днейи самого мероприятия. Рекомендации по контактам со спикерами.